Лекция 7: Документооборот в бухгалтерском учете. Сроки хранения документов.

Правила хранения бухгалтерской документации регламентированы следующими нормативными актами:

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. № 105;

Федеральный закон РФ от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный архивной службой России 6 октября 2000 года.

Сроки хранения документов


пп

Вид документа

Сроки хранения

Примечание

1

2

3

4

1

Альбом унифицированных типовых форм первичной учетной документации:
по месту разработки и утверждения;
в других организациях

 

Постоянно
До замены новыми

 

2

Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним:
сводные годовые;
годовые;
квартальные;
месячные

 

 

Постоянно
Постоянно
Пять ле
Один год

При отсутствии годовых - постоянно;
При отсутст
вии –годовых, квартальных - постоянно

3

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним

Постоянно

 

4

Аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам

Постоянно

 

5

Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов

Пять лет

 

6

Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бланков и отчетов

Постоянно

Квартальные – пять лет

7

Отчеты об исполнении сметы расходов:
сводные годовые;
годовые;
квартальные

 

Постоянно
Постоянно
Пять лет

При отсутствии годовых – пять лет

8

Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета

Пять лет

 

9

План счетов бухгалтерского учета

Пять лет

 

10

Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому и социальному)

Постоянно

 

11

Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности

Один год

 

12

Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.

Пять лет

При условии за-вершения про-верки (ревизии). В случае возник-новения споров, разногласий, след-ственных и судеб-ных дел – сохраня ются до вынесе- ния окончатель ного решения

13

Основные критерии (система показателей) деятельности экономических субъектов , по которым их бухгалтерская (финансовая)отчетность подлежит обязательной ежегодной аудиторской проверке:
по месту разработки и утверждения;
в других организациях

 

Постоянно
До замены новыми

 

14

Договоры с аудиторами (аудиторскими фирмами)

Пять лет

После истечения срока действия договора

15

Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработанные таблицы и др.)

Пять лет

При условии завер шения проверки (ревизии).В слу- чае возникновения споров, разногла-сий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окон- чательного реше- ния

16

Утвержденные лимиты, фонды заработной платы:
по месту разработки и утверждения;
в других организациях

Постоянно
До минова- ния надоб ности

 

17

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банка и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списания имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.)

Пять лет

При условии завер шения проверки (ревизии). В слу чае возникновения споров, разногла-сий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения оконча тельного решения

18

Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетов между организациями

Пять лет

 

19

Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей.)

Пять лет

 

20

Лицевые счета работников

75 лет

 

21

Положения о премировании работников

Пять лет

После замены новыми

22

Документы (сводные расчетные, расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности о получении заработной платы и других выплат

Пять лет

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет;
При условии завер шения проверки (ревизии). В слу-чае возникнове ния споров, разно гласий, следствен ных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения

23

Переписка о выплате заработной платы

Пять лет

 

24

Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов

Пять лет

 

25

Гарантийные письма

Пять лет

 

26

Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы из средств социального страхования , о выплате отпускных и выходных пособий

Пять лет

 

27

Переписка о выдаче и возврате ссуд

Пять лет

После погашения ссуды

28

Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности

Пять лет

 

29

Исполнительные листы

До минова ния надоб ности

Не менее пяти лет

30

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях

Пять лет

 

31

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов

До замены новыми

 

32

Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков

До минования надобности

Не менее пяти лет

33

Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определения износа основных средств, оценке стоимости имущества организации

Постоянно

 

34

Документы (акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях

Пять лет

 

35

Оборотные ведомости

Пять лет

При условии завер шения проверки (ревизии). В слу-чае возникновения споров, разногла- сий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения оконча тельного решения

36

Сообщения (свидетельства)о постановке на учет в налоговых органах

Пять лет

После снятия с учета

37

Отчеты по налогам:
годовые;
квартальные;
месячные

 

Постоянно
Пять лет
Один год

При отсутствии годовых – постоян но; при отсут- ствии кварталь- ных – пять лет

38

Документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней

Пять лет

 

39

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов

Пять лет

 

40

Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказа в ней по налогам и сборам

Пять лет

 

41

Документы (справки, сводки, сведения, сообщения, переписка) о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженность по ним

Пять лет

 

42

Переписка об образовании, распределении, накоплении оборотных средств и о расчетах по оборотным средствам

Пять лет

 

43

Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда

Пять лет

 

44

Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ и услуг

Пять лет

 

45

Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями

Пять лет

После погашения налогов

46

Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об уплате, размене, приеме-передаче векселей

Пять лет

 

47

Документы (заявки, акты, справки, переписка) по валютным вопросам

Пять лет

 

48

Документы (отчеты, сводки) о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами

Постоянно

 

49

Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей

Постоянно

 

50

Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты на загранкомандировки

Пять лет

 

51

Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды:
по месту разработки и утверждения;
в других организациях

Постоянно
До замены новыми

 

52

Лицевые счета акционеров

Пять лет

После перехода права собственно- сти на акции. При условии заверше-ния проверки (ре- визии)

53

Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные)

Пять дет

После истечения срока действия договора, соглашения

54

Паспорта сделок

Постоянно

 

55

Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ

Пять лет

При отсутствии лицевых счетов 75 лет

56

Договоры о материальной ответственности

Пять лет

После увольнения материально-ответ ственного лица

57

Образцы подписей материально-ответственных лиц

До минова- ния надоб- ности

 

58

Договоры имущественного страхования

Пять лет

После истечения срока действия договора

59

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей

Пять лет

При условии завер шения проверки (ревизии). В слу-чае возникновения споров, разногла- сий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения оконча тельного решения

60

Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности

Постоянно

 

61

Переписка об организации и внедрению автоматизированных систем учета и отчетности

Пять лет

 

62

Заказы на бланки учета и отчетности

Один год

 

63

Документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности

Пять лет

 

64

Книги, журналы, карточки учета:
ценных бумаг;
договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных);
основных средств (зданий и сооружений);
расчетов с организациями;
приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений);
погашенных векселей на уплату налогов;
реализации товаров, работ и услуг, облагаемых и не облагаемые НДС;
хозяйственного имущества;
вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.)
подотчетных лиц;
исполнительных листов;
сумм доходов и налога на доходы физических лиц работников;
депонированной заработной платы;
дисконтов по депозитным суммам;
доверенностей

 

Постоянно
Пять лет /1/

Пять лет /2/
Пять лет/3/
Пять лет /3/

Пять лет /4
Пять лет /5/

Пять лет /3/
Пять лет /3/

Пять лет
Пять лет
Пять лет

Пять лет /3/
Пять лет
Пять лет /3/

/1/ После оконча- ния срока дейст- вия договора;/2/ После ликвидации основных средств при условии завер шения проверки (ревизии); /3/
При условии завер шения проверки (ревизии). В слу-чае возникновения споров, разногла- сий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения оконча тельного решения;
/4/ После погаше- ния налога при условии заверше- ния проверки (ревизии); /5/ С даты последней записи при усло- вии завершения проверки, ревизии

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

В ряде установленных законом случаев допускается изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у организаций.

Такое изъятие может производиться органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения.